Abrechenbare Stunden fakturieren und die Projektmarge sehen

Bevor du beginnst

Das brauchst du

• Ein Projekt mit einem Kunden und darauf erfasste Stunden in dem Monat, den Sie abrechnen möchten.
• Ein Abrechnungssatz auf dem Projekt für jede Person, deren Stunden Sie abrechnen.
• Die Berechtigung Rechnungsmanager zum Fakturieren sowie Account-Manager oder Rentabilitäts-Betrachter, um die Marge zu lesen.

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   Prüfen, ob jede Person einen Abrechnungssatz hat

   Öffnen Sie im Seitenmenü Projekte und dann das Projekt, das Sie abrechnen möchten. Klicken Sie in der Kopfzeile der Seite auf Mitglieder. Die Spalte Satz zeigt den aktuellen Abrechnungssatz jeder Person auf diesem Projekt. Klicken Sie auf einen Satz, um seinen Verlauf zu sehen. In diesem Fenster fügt Satz hinzufügen einen neuen Satz hinzu, und Satz verlängern führt den letzten Satz fort.

   Tipps

   • Eine Person ohne Satz zeigt im Verlaufsfenster Kein Satz festgelegt. Fügen Sie einen Satz hinzu, bevor Sie ihre Zeit abrechnen.
   • Zum Hinzufügen oder Verlängern eines Satzes brauchen Sie die Berechtigung Projektmanager.
   • Eine Person, die über das übergeordnete Projekt auf dem Projekt ist, zeigt hier einen Strich. Ihr Satz wird auf dem übergeordneten Projekt festgelegt.

   • Projekte öffnen
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   Die Rechnungs-Seitenleiste auf dem Projekt öffnen

   Klicken Sie in der Kopfzeile der Projektseite auf Rechnung. Rechts öffnet sich die Seitenleiste Rechnung erstellen. Wählen Sie unter Zeitraum den Monat, den Sie abrechnen. Die Seitenleiste rechnet jeweils einen Kalendermonat ab, vom ersten bis zum letzten Tag.

   Tipps

   • Die Schaltfläche Rechnung wird nur Personen mit der Berechtigung Rechnungsmanager angezeigt.
   • Die Rechnung wird für den auf dem Projekt hinterlegten Kunden vorbereitet. Verknüpfen Sie das Projekt daher zuerst mit seinem Kunden.
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   Festlegen, was auf die Rechnung kommt

   Setzen Sie unter Umfang ein Häkchen bei dem, was Sie abrechnen möchten: Zugeordnete Transaktionen, Ressourcen, Arbeitszeitprotokoll und Unterprojekte einbeziehen. Arbeitszeitprotokoll ist das Kästchen, das die erfassten Stunden übernimmt. Unterprojekte einbeziehen fügt die auf den Phasen des Projekts erfassten Stunden hinzu und ist bereits angehakt, wenn das Projekt Phasen hat. Entfernen Sie das Häkchen bei allem, was nicht auf diese Rechnung soll.

   Tipps

   • Bei einem Projekt mit Festpreis ist Arbeitszeitprotokoll zunächst nicht angehakt. Sein Preis ergibt sich nicht aus Stunden, daher würde die zusätzliche Abrechnung erfasster Zeit doppelt berechnen.
   • Der Filter Tags unter Zugeordnete Transaktionen grenzt nur diese Transaktionen ein. Er ändert nicht, welche Stunden abgerechnet werden.
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   Die Rechnungspositionen prüfen

   Der Abschnitt Rechnungspositionen zeigt eine Vorschau der Positionen, mit denen die Rechnung geöffnet wird. Er basiert auf denselben Auswahlen, also erhält das Formular genau das, was Sie sehen. Wenn die Positionen stimmen, klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Rechnung erstellen.

   Tipps

   • „Für diesen Zeitraum gibt es mit dem gewählten Umfang nichts abzurechnen.“ bedeutet, dass der Monat oder der Umfang keine abrechenbaren Posten enthält. Prüfen Sie den Monat und ob Arbeitszeitprotokoll angehakt ist.
   • Wenn die Vorschau meldet, dass einige Posten Aufmerksamkeit brauchen, können Sie trotzdem fortfahren. Der nächste Bildschirm listet genau auf, welche Einträge die Positionen blockieren.
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   Blockierte Stunden bereinigen und die Rechnung speichern

   Das Rechnungsformular öffnet sich mit ausgefüllten Positionen und dem ausgewählten Kunden des Projekts. Konnten einige Stunden nicht bepreist werden, listet ein Hinweis mit dem Titel „Für einige erfasste Stunden fehlt ein Satz“ oder „Einige erfasste Stunden treffen auf mehrere Sätze zu“ jeden Eintrag nach Datum, Mitarbeiter, Projekt und Stunden auf. Setzen Sie bei den auszuschließenden Einträgen das Häkchen bei Weglassen und klicken Sie auf Entwurf ohne die gewählten Zeilen, oder korrigieren Sie den Satz und beginnen Sie erneut im Projekt. Prüfen Sie Kopfbereich und Summen und klicken Sie dann auf Speichern.

   Tipps

   • Jede Position behält das Projekt, aus dem sie stammt. Diese Verknüpfung bindet die Rechnung an das Projekt.
   • Um die gespeicherte Rechnung an Ihren Kunden zu senden, folgen Sie dem Tutorial Ausgangsrechnung in Flowtly erstellen ab dem E-Mail-Schritt.

   • Rechnungen öffnen
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   Die Projektmarge lesen

   Öffnen Sie zurück im Projekt den Tab Projektfinanzen und wählen Sie Marge je Phase. Jede Phase hat eine Zeile mit Fakturiert, Personalkosten, Direkte Kosten, Marge und Marge %. Die letzte Zeile, Gesamtes Projekt, zählt auch, was auf dem Projekt selbst gebucht wurde, und ist daher nicht die Summe der Phasen. Der Datumsbereich über der Tabelle reicht zunächst vom Startdatum des Projekts bis heute.

   Tipps

   • Zeigt der Tab Dieses Projekt hat keine Phasen, fügen Sie im Tab Phasen mit Projektphase hinzufügen eine hinzu. Bis dahin zeigt Teamkosten im Zeitverlauf die Kosten der auf dem Projekt erfassten Stunden.
   • Eine Marge %, die nichts fakturiert anzeigt, ist nicht null. Im Zeitraum wurde nichts fakturiert, daher gibt es keinen Prozentsatz anzuzeigen.
   • Für Projektfinanzen brauchen Sie die Berechtigung Account-Manager oder Rentabilitäts-Betrachter.