Urlaub einrichten und den ersten Antrag durchlaufen

Bevor du beginnst

Das brauchst du

• Die Rolle Urlaubsmanager oder ein Administrator, der sie vergeben kann.
• Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mit aktiver Vereinbarung, zum Beispiel einem Arbeitsvertrag, sowie eine zweite Person, die genehmigt.
• Ihre Richtlinie: jährliche Tage je Vertragsvariante und wie viele nicht genutzte Tage bis wann übertragen werden dürfen.

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   Ihre Urlaubstypen wählen

   Öffnen Sie Einstellungen → Personen und klicken Sie auf die Kachel Urlaubstypen. Die Seite listet die Typen, die Ihr Team beantragen kann. Klicken Sie auf Urlaubstyp hinzufügen, um einen hinzuzufügen. Vordefiniert aktiviert einen integrierten Typ unter einem Namen Ihrer Wahl, ausgewählt unter Integrierter Typ. Benutzerdefiniert erstellt einen eigenen Typ mit Namen, Symbol und Farbe.

   Tipps

   • Ein neuer Typ beginnt mit Genehmigung erforderlich. Stellen Sie ihn nur für Abwesenheiten, die niemand freigeben muss, auf Automatisch akzeptiert um. Das Guthaben wird trotzdem verbraucht, und ein Antrag, den das Guthaben nicht abdeckt, wird trotzdem abgelehnt.
   • Anzahl der Freigaben auf derselben Seite legt fest, wie viele Personen einen Antrag genehmigen müssen, bevor er gebucht wird. Geben Sie die Zahl ein und klicken Sie auf Speichern.
   • Verhält sich die Abwesenheit wie einer der integrierten Typen, wählen Sie Vordefiniert und benennen Sie ihn um, statt ihn als Benutzerdefiniert neu anzulegen.

   • Urlaubstypen öffnen
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   Den Standard-Jahresanspruch festlegen

   Öffnen Sie wieder unter Einstellungen → Personen die Kachel Jahresurlaub und klicken Sie auf Jahresurlaub hinzufügen. Geben Sie den Urlaubsanspruch in Tagen, Stunden oder Minuten ein. Wählen Sie Datum von, ab dem er gilt, die Variante des Vertrags, die er abdeckt, etwa Arbeitsvertrag, und den Urlaubstyp, den er speist. Klicken Sie auf Speichern.

   Tipps

   • Der Anspruch richtet sich nach der Vertragsvariante. Eine Person, deren Vertragsvariante keinen Anspruch hat, erhält in ihrem Profil eine Warnung, dass kein Urlaubslimit festgelegt ist.
   • Für eine einzelne Person mit einer abweichenden Anzahl an Tagen öffnen Sie ihr Profil und fügen im Tab Jahresurlaub eine persönliche Zeile hinzu. Sie überschreibt für diese Person den Standard der Organisation.

   • Jahresurlaub öffnen
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   Festlegen, was mit nicht genutzten Tagen geschieht

   Öffnen Sie unter Einstellungen → Personen die Kachel Urlaubsübertrag. Schalten Sie Übertragsrichtlinie aktivieren ein, damit nicht genutzte Tage ins nächste Jahr übergehen. Legen Sie Verfallsdatum (MM-DD) fest, zum Beispiel 03-31, sowie Maximale Übertragstage, wobei 0 unbegrenzt bedeutet. Schalten Sie Übertragene Tage zuerst verbrauchen ein, wenn ältere Tage vor dem Anspruch dieses Jahres genutzt werden sollen. Klicken Sie auf Speichern.

   Tipps

   • Unter Übertrag je Vertragsart können Sie den Hauptschalter für eine einzelne Vertragsart überschreiben und ihr ein eigenes Verfallsdatum geben.
   • Bleibt der Übertrag ausgeschaltet, behält Flowtly sein bisheriges Verhalten beim Urlaubsguthaben bei.

   • Urlaubsübertrag öffnen
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   Einen Antrag als Mitarbeiter einreichen

   Melden Sie sich als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter an und öffnen Sie im Seitenmenü Meine Abwesenheiten. Klicken Sie auf Neue Abwesenheitsanfrage. Wählen Sie den Typ, fügen Sie eine Beschreibung hinzu, falls Ihre Organisation eine verlangt, und wählen Sie die Daten im Kalender. Der Bereich Was dieser Antrag ändert zeigt die Arbeitstage, die er kostet, sowie das Guthaben davor und danach. Klicken Sie auf Anfrage erstellen.

   Tipps

   • Anfrage erstellen bleibt deaktiviert, bis ein Typ und Daten gewählt sind und der Zeitraum mindestens einen Arbeitstag enthält. Die Schaltfläche bleibt auch deaktiviert, wenn der Antrag nicht in das Guthaben passt.
   • Für einen Teil eines Tages wählen Sie ein einzelnes Datum und die Anzahl der Stunden. Ganzer Tag bucht den gesamten Arbeitstag.
   • Der Antrag erscheint im Tab Urlaubsanträge unter Meine Abwesenheiten mit dem Status Ausstehend.

   • Meine Abwesenheiten öffnen
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   Als Führungskraft genehmigen

   Melden Sie sich als Führungskraft an und öffnen Sie im Seitenmenü Urlaub → Urlaubsanträge. Klicken Sie auf die Zeile der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, um die Details zu öffnen. Prüfen Sie Typ, Daten und Dauer und klicken Sie dann auf Annehmen. Soll der Antrag nicht stattfinden, klicken Sie stattdessen auf Ablehnen.

   Tipps

   • Bei einer Anzahl der Freigaben über 1 zeigt der Status, wie viele Freigaben vorliegen, zum Beispiel Akzeptiert 1 / 2, und der Antrag bleibt bis zur letzten offen.
   • Die Kachel Urlaubsgenehmiger unter Einstellungen → Personen zeigt, wer jede Person genehmigt: zuerst eine direkt zugewiesene Person, dann die direkte Vorgesetzte oder der direkte Vorgesetzte, dann die Abteilungsleitung, dann alle mit der Rolle Urlaubsmanager.
   • Für die Seite mit den Anträgen brauchen Sie die Rolle Urlaubsmanager oder Urlaubsprüfer. Bei Ihrem eigenen Antrag werden Ihnen Annehmen und Ablehnen nie angezeigt.

   • Urlaubsanträge öffnen
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   Den Antrag im Planer sehen

   Öffnen Sie den Tab Urlaubsplaner. Jede Person ist eine Zeile, und jede Abwesenheit ist eine Kachel über ihre Tage. Bei einem Antrag, der noch auf Genehmigung wartet, steht Ausstehend vor seinem Typ, und die Legende zeigt den Eintrag Offener Antrag. Nach der letzten Genehmigung zeigt die Kachel nur noch den Typ.

   Tipps

   • Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter findet die Abwesenheit nun im Tab Urlaubsverlauf unter Meine Abwesenheiten mit dem Status Akzeptiert.
   • Anträge auf Remote-Arbeit werden im Planer nicht dargestellt.

   • Urlaubsplaner öffnen