Einen Vertrag anlegen und einen Upload prüfen

Ein Vertrag gelangt auf zwei Wegen zu Flowtly: Sie tippen ihn ein, oder Sie laden das unterschriebene Dokument hoch und lassen Flowtly es lesen. Beide beginnen bei Neuer Vertrag in der Liste Verträge.

Eintippen

Neuer Vertrag → Manuelle Eingabe öffnet das Vertragsformular. Drei Angaben sind nötig, bevor Speichern verfügbar wird: ein Name, die Richtung (Einkauf oder Verkauf) und die Währung, die zunächst die Währung Ihrer Organisation ist. Alles andere kann warten, auch der Vertragspartner: Ein Vertrag, dessen andere Partei noch nicht gewählt ist, ist ein normaler Zustand, kein unfertiger.

Das unterschriebene Dokument hochladen

Neuer Vertrag → Per Upload öffnet in der Liste einen Ablagebereich. Legen Sie die Dateien dort ab oder klicken Sie auf Datei auswählen:

PDF, PNG oder JPEG, jeweils bis zu 20 MB.
Mehrere Dateien auf einmal sind in Ordnung, und eine Datei, die Flowtly bereits hat, wird abgefangen, bevor sie zu einem zweiten Vertrag wird. Beides ist in Verträge beschrieben.

Sobald mindestens eine Datei hochgeladen ist, öffnet Zur Prüfung den Prüfbildschirm. Später führt der Reiter Ausstehend in der Vertragsliste an dieselbe Stelle und zeigt, wie viele Uploads noch warten.

Der Prüfbildschirm

Extrahierte Verträge prüfen hat drei Bereiche nebeneinander, auf einem schmalen Bildschirm untereinander.

Die Warteschlange, links. Jeder Upload, der auf Prüfung wartet, mit einem Suchfeld über Namen und Dateinamen. Jede Zeile sagt, wo der Upload steht: Vertrag wird analysiert…, Bereit zur Prüfung, Gespeichert oder ein Problem. Eine Zeile, die fehlgeschlagen ist oder seit mehr als zehn Minuten liest, bietet Erneut extrahieren oder Erneut hochladen an, je nachdem, was helfen kann.

Das Dokument, in der Mitte. Die unterschriebene Datei selbst, zum Lesen, während Sie die Werte prüfen. Sie dient nur der Ansicht.

Die Details, rechts. Was Flowtly aus dem Dokument gelesen hat, bereit zur Prüfung durch Sie:

Vertragspartner (aus Analyse): die bestehenden Kunden oder Lieferanten, um die es im Vertrag gehen kann, dazu Neu erstellen aus extrahierten Daten mit dem gefundenen Namen und der Steuernummer und Vorhandenen auswählen…, um einen anderen zu suchen. Wie Vorschläge ausgewählt werden, steht in Verträge.
Preise in diesem Vertrag und Erkannte Raten: die Beträge und der Zahlungsplan, die im Dokument gefunden wurden.
Das Vertragsformular selbst: Richtung, Name, Projekt, Wert, Laufzeit, Zahlungsbedingungen und Notizen. Eine Änderung an einem Feld wird beim Vornehmen gespeichert.

Neben jedem aus dem Dokument gelesenen Wert steht ein Verweis darauf, wo Flowtly ihn gefunden hat; klicken Sie darauf, um das Dokument auf dieser Seite zu öffnen. Was die Verweise bedeuten, steht in Verträge.

Solange ein Dokument noch gelesen wird, sagt der Bereich es und aktualisiert sich von selbst, wenn das Lesen fertig ist, meist innerhalb einer Minute.

Die Prüfung abschließen

Speichern und bestätigen nimmt den Vertrag an. Es verknüpft oder erstellt den gewählten Vertragspartner, markiert den Upload als geprüft und öffnet den Vertrag in der Vertragsliste.
Ablehnen löscht den aus diesem Upload erstellten Vertrag, nach vorheriger Rückfrage, und geht zum nächsten Upload in der Warteschlange weiter.
Erneut extrahieren liest das Dokument noch einmal und überschreibt die Felder, fragt also vorher nach. Wenn ein Lesevorgang fehlschlägt, erklärt Verträge, welche Fehler ein zweiter Lesevorgang beheben kann.

Beim Speichern werden zwei Dinge zu einem neuen Vertragspartner geprüft. Der Vertrag braucht zuerst eine Richtung, weil die Richtung entscheidet, ob der neue Datensatz ein Kunde oder ein Lieferant ist. Und ein neuer Kunde bei einem Verkauf-Vertrag braucht ein Land und eine Währung. Für ein polnisches Unternehmen mit Steuernummer füllt Flowtly die Adresse aus dem nationalen Register aus, wenn es kann.

Ein Vertragspartner, den es bereits gibt

Gehört der gelesene Name oder die Steuernummer zu einem Vertragspartner, den Sie bereits haben, sagt der Bildschirm es, bevor Sie einen zweiten anlegen, zum Beispiel „Acme“ existiert bereits als Lieferant. Fehlt dem bestehenden Datensatz nur die Rolle, die dieser Vertrag braucht, fügt ein Klick diese Rolle hinzu, zum Beispiel Kundenrolle zu „Acme“ hinzufügen, und wählt ihn aus.

Legen Sie den neuen Vertragspartner trotzdem an, fragt Mögliches Duplikat noch einmal nach: die fehlende Rolle dem bestehenden Datensatz hinzufügen, ihn öffnen oder einen separaten Eintrag mit demselben Namen anlegen.

Beispielhafte Anwendungsfälle

Einen ganzen Ordner unterschriebener Lieferantenverträge auf einmal hochladen und sie dann in der Warteschlange nacheinander abarbeiten.
Eine Ausschreibung vor der Vergabe mit Manuelle Eingabe erfassen und den Vertragspartner leer lassen.
Den Zahlungsplan, den Flowtly gelesen hat, mit dem unterschriebenen Text abgleichen, indem Sie zur angegebenen Seite springen.
Vermeiden, einen Lieferanten doppelt anzulegen, wenn dasselbe Unternehmen bereits einer Ihrer Kunden ist.