Flowtly – Datenschutzerklärung

Aktuelle Fassung Gültig ab .

1. Allgemeine Bestimmungen

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Flowtly Prosta Spółka Akcyjna („Flowtly“, „wir“, „uns“) personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet und schützt und welche Rechte Nutzer in Bezug auf ihre Daten haben.

Die Erklärung entspricht der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 (Datenschutz-Grundverordnung, „DSGVO“) sowie anderen anwendbaren Datenschutzgesetzen. Sie gilt für alle Nutzer der Flowtly-Plattform und für Personen, deren personenbezogene Daten im Zusammenhang mit ihrem Betrieb verarbeitet werden.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher ist Flowtly Prosta Spółka Akcyjna (Flowtly PSA) mit Sitz in ul. Młynarska 8/12, 01-194 Warschau, Polen, eingetragen im Unternehmensregister unter KRS 0001188143, NIP 5273180297, REGON 542625051, mit einem Grundkapital von 15.800 PLN.

Sie erreichen uns:

  • per Post unter der oben genannten Adresse,
  • per E-Mail: business.support@flowtly.eu,
  • oder über das auf der Plattform verfügbare Kontaktformular.

3. Kategorien der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  • Registrierungs- und Abodaten: Name, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort, Name der Organisation, Position, Rechnungsdaten (Adresse, Steuer-ID) sowie der Umfang des gewählten Abonnements.
  • Beschäftigungs- und HR-Daten: Namen, PESEL- oder nationale Identifikationsnummern, E-Mail-Adressen, Beschäftigungsdaten, Vergütung, Arbeitszeit, Qualifikationen und Urlaubsaufzeichnungen.
  • Auftrags- und Rechnungsdaten: Firmenname, Adresse, Steuer-ID, Zahlungsbedingungen, Bankkontonummern, Rechnungskennungen und Steuerinformationen.
  • Sensible Daten: nur wenn freiwillig bereitgestellt und zur Vertragserfüllung erforderlich (z. B. Gesundheitsdaten im Kontext von Krankenstand, Gewerkschaftszugehörigkeit zwecks Beiträgen oder demografische Daten für Gleichstellungsberichte).
  • Technische Daten und Integrationen: Daten über Kontomatik (Bankkontohistorie) zur Abstimmung und Berichterstattung, Fehlerprotokolle von Sentry (Functional Software Inc.), Server-Logs, IP-Adressen und Cookies.
  • Öffentlich verfügbare Daten: Daten aus KRS, REGON, CEIDG und anderen öffentlichen Registern zur Überprüfung von Vertragspartnern.
  • Sonstige von Nutzern bereitgestellte Daten: Profilfotos, Avatare, hochgeladene Dateien (z. B. Rechnungen oder Zahlungsbestätigungen) sowie Inhalte der Korrespondenz mit unserem Support.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Flowtly verarbeitet Daten zu folgenden Zwecken:

  • Bereitstellung von Diensten und Kontoverwaltung: Registrierung von Organisationen, Berechtigungsmanagement, Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Rechnungsstellung, Projektbudgetierung und Reporting.
  • Vertragserfüllung: Rechnungen ausstellen, Abonnementgebühren einziehen, technischen Support leisten und Serviceverfügbarkeit sicherstellen.
  • Kommunikation mit Nutzern: Anfragen beantworten, Updates bereitstellen und über Serviceänderungen informieren.
  • Rechtliche Pflichten: Buchhaltung, Steuerabrechnung und Archivierung von Dokumenten.
  • Berechtigtes Interesse von Flowtly: Sicherheit gewährleisten, Betrug verhindern, Dienste verbessern und Rechtsansprüche durchsetzen oder abwehren.
  • Werbeerfolgsmessung: Messung, welche unserer Werbekampagnen Besucher auf unsere Website bringen, die die Demo starten oder unser Vertriebsteam kontaktieren, nur mit Ihrer Einwilligung (siehe Abschnitt 11).

Personenbezogene Daten werden nicht für andere als die oben genannten Zwecke verarbeitet, ohne vorherige Information und, falls erforderlich, Einwilligung der Nutzer.

5. Automatisierte Verarbeitung und Profiling

Mit Ausnahme der unten beschriebenen automatisierten Prüfung neuer Organisationen trifft Flowtly keine Entscheidungen, die rechtliche Wirkung entfalten oder Nutzer erheblich beeinträchtigen, ausschließlich auf Basis automatisierter Datenverarbeitung oder Profiling.

Einige Algorithmen können interne Funktionen unterstützen, etwa Workload-Analysen, Ressourcenzuteilung oder Budgetprognosen, die endgültigen Entscheidungen werden jedoch stets von autorisierten Personen getroffen. Wir können aggregierte, anonymisierte Daten zu Analyse- und Statistikzwecken nutzen, um unsere Dienste zu verbessern.

Automatisierte Prüfung neuer Organisationen. Wenn Sie sich für eine Testphase registrieren oder eine neue Organisation anlegen, prüft ein automatisiertes Verfahren die Registrierung, um betrügerische und missbräuchliche Organisationen zu verhindern, etwa Platzhalter- oder Testkonten, Organisationen, die sich als bekannte Institutionen ausgeben, und Registrierungen mit Wegwerf-E-Mail-Adressen. Die Prüfung verwendet den von Ihnen angegebenen Namen der Organisation, Ihre E-Mail-Adresse, Land und Sprache der Registrierung, Ihre IP-Adresse sowie die Information, ob eine Registrierung mit demselben Organisationsnamen, derselben E-Mail-Adresse oder derselben IP-Adresse kurz zuvor abgelehnt wurde. Ein Teil der Prüfung wird von einem KI-Modell von Anthropic PBC durchgeführt (siehe Abschnitt 6). Kommt die Prüfung zu dem Ergebnis, dass die Registrierung wahrscheinlich betrügerisch oder missbräuchlich ist, wird die Organisation nicht angelegt und die Registrierung abgelehnt. Diese Entscheidung wird automatisiert getroffen, ohne Überprüfung durch einen Menschen. Ist die Prüfung vorübergehend nicht verfügbar, kann die Registrierung in diesem Moment nicht abgeschlossen werden und später erneut versucht werden.

Diese Prüfung ist für den Abschluss des Vertrags mit Ihnen erforderlich, da sie es uns ermöglicht, Ihre Organisation sicher anzulegen (Art. 22 Abs. 2 lit. a DSGVO). Wurde Ihre Registrierung abgelehnt, haben Sie das Recht, eine Überprüfung der Entscheidung durch einen Menschen zu erwirken, Ihren Standpunkt darzulegen und die Entscheidung anzufechten, indem Sie an business.support@flowtly.eu schreiben.

6. Datenempfänger

Personenbezogene Daten können offengelegt werden gegenüber:

  • Mitarbeitern und autorisierten Mitarbeitenden von Flowtly, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind,
  • Google Cloud (Hosting und Infrastruktur, einschließlich Datenbanken, Dateispeicher und Firebase-Diensten),
  • Anthropic PBC (KI-Funktionen — der Inhalt von zur Analyse übermittelten Dokumenten wie Rechnungen und Verträgen sowie in KI-Funktionen eingegebene Texte, etwa Arbeitsbeschreibungen; außerdem Daten der Registrierungsprüfung, nämlich Name der Organisation, E-Mail-Adresse, Land und Sprache der Registrierung sowie IP-Adresse, zur Prüfung neuer Organisationen auf Betrug und Missbrauch, wie in Abschnitt 5 beschrieben),
  • Stripe (Zahlungsabwicklung),
  • Kontomatik (Bankdaten-Integration),
  • Functional Software Inc. (Sentry) zur Überwachung von Systemfehlern,
  • Postmark (ActiveCampaign, Inc.), unserem Dienstleister für Transaktions-E-Mails, zum Versand von Transaktions-E-Mails aus der Flowtly-Anwendung, die Namen, E-Mail-Adressen und Rechnungsdaten enthalten,
  • externen Buchhaltern, Rechtsanwälten und IT-Dienstleistern, soweit zur Leistungserbringung erforderlich, sowie
  • öffentlichen Behörden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Alle Drittanbieter verarbeiten Daten auf Grundlage schriftlicher Auftragsverarbeitungsverträge und nach Weisung von Flowtly. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir veröffentlichen nur aggregierte, anonymisierte Statistiken.

Datenschutzerklärungen unserer Partner:

7. Datenübermittlung außerhalb des EWR

Die Server von Flowtly befinden sich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. In einigen Fällen können Daten an Dienstleister außerhalb des EWR übermittelt werden (z. B. in die USA im Fall von Stripe, Sentry oder Postmark) sowie an Anthropic, das die an unsere KI-Funktionen übermittelten Inhalte verarbeitet. In solchen Fällen stellen wir angemessene Garantien sicher, wie Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse gemäß DSGVO.

8. Aufbewahrungsfristen

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, einschließlich rechtlicher oder vertraglicher Verpflichtungen. Nach Ablauf dieser Frist werden Daten gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, eine längere Speicherung ist gesetzlich vorgeschrieben oder zur Wahrung berechtigter Interessen von Flowtly erforderlich.

9. Rechte der Nutzer

Nutzer haben nach der DSGVO folgende Rechte:

  • Auskunft über ihre personenbezogenen Daten.
  • Berichtigung unrichtiger Daten.
  • Löschung der Daten („Recht auf Vergessenwerden“).
  • Einschränkung der Verarbeitung.
  • Datenübertragbarkeit an einen anderen Verantwortlichen.
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen.
  • Widerruf der Einwilligung (soweit die Verarbeitung auf Einwilligung beruht).
  • Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter business.support@flowtly.eu oder schriftlich an die Adresse unseres Sitzes.

10. Datensicherheit

Wir setzen organisatorische und technische Maßnahmen ein, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Wir nutzen verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), regelmäßige Backups, Zugriffskontrollen und aktuelle Sicherheitsverfahren. Nur autorisierte Mitarbeitende oder Auftragnehmer erhalten Zugang zu Daten, im erforderlichen Umfang zur Erfüllung ihrer Aufgaben.

11. Cookies und unsere Website

Die Plattform verwendet technisch notwendige Cookies. Analyse-Cookies werden nur gesetzt, wenn der Nutzer über die Cookie-Leiste zustimmt; sie helfen uns, das Verhalten zu verstehen und unsere Dienste zu verbessern. Die Plattform verwendet keine Cookies für Marketing- oder Werbezwecke. Nutzer können ihre Auswahl jederzeit über die Cookie-Leiste anpassen oder Cookies im Browser blockieren; das Deaktivieren bestimmter Cookies kann jedoch einige Funktionen der Plattform einschränken.

Unsere Website. Unsere Website (flowtly.eu und unsere Länderdomains wie flowtly.pl, flowtly.de und flowtly.fr) setzt keine Cookies und nutzt keine vergleichbaren Speichertechniken auf Ihrem Gerät für Analyse oder Spamschutz. Cookies zur Werbeerfolgsmessung setzt sie, und die Skripte von Google und Meta, die sie setzen, lädt sie nur, wenn Sie diese im Cookie-Banner akzeptieren, und ein YouTube-Video lädt sie erst, wenn Sie auf Abspielen klicken, wie unten beschrieben. Darüber hinaus lädt sie keine Skripte oder Schriftarten von Dritten wie Google.

Website-Analyse (Umami). Wir messen die Nutzung der Website mit Umami, einem Open-Source-Analysetool, das wir selbst unter stats.flowtly.eu auf unserer Google-Cloud-Infrastruktur in der Europäischen Union betreiben. Umami verwendet keine Cookies und speichert nichts auf Ihrem Gerät. Erfasst werden die Adresse der von Ihnen besuchten Seite, die verweisende Seite, Ihr Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmgröße und Sprache, Ihr aus Ihrer IP-Adresse abgeleiteter ungefährer Standort (Land, Region und Stadt) sowie Klicks auf einige Schaltflächen, etwa solche, die zum Kontaktformular führen. Um Besuche ohne Cookies zu zählen, bildet Umami aus Ihrer IP-Adresse und Browserangaben in Verbindung mit einem monatlich wechselnden Wert eine pseudonyme Kennung; Ihre IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert. Wir verwenden diese Daten ausschließlich, um zu verstehen, welche Seiten nützlich sind, und um die Website zu verbessern, auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), und geben sie nicht an Dritte für deren eigene Zwecke weiter.

Spamschutz für unsere Formulare. Das Formular zur Kontaktaufnahme mit dem Vertrieb und das Formular für das Startup-Programm sind statt durch ein Captcha eines Drittanbieters durch eine eigene Prüfung geschützt. Das Formular enthält ein für Menschen unsichtbares Feld, das automatisierte Programme in der Regel ausfüllen, das Formular übermittelt, wie lange es vor dem Absenden geöffnet war, und unser Server zählt, wie viele Formulare innerhalb eines Zeitraums von 10 Minuten von jeder IP-Adresse gesendet wurden und wie viele er insgesamt erhält, um wiederholtes Absenden zu unterbinden. Für diese Prüfung wird die IP-Adresse nur im Arbeitsspeicher des Servers vorgehalten und von der Prüfung nirgendwo gespeichert: Nach 10 Minuten wird sie nicht mehr gezählt und beim nächsten danach vom Server verarbeiteten Formular oder beim Herunterfahren des Servers gelöscht. Wie jede Anfrage an unsere Server wird auch die Formularanfrage in den Server-Logs unseres Hosting-Anbieters erfasst (siehe Abschnitt 3). Das unsichtbare Feld und die Zeitangabe dienen nur dazu, die Übermittlung anzunehmen oder abzulehnen, und werden nicht gespeichert. Auf Ihrem Gerät wird nichts gespeichert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, die Formulare vor Missbrauch zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Werbeerfolgsmessung (Google Ads und Meta-Pixel). Mit Ihrer Einwilligung laden wir das Conversion-Tracking von Google Ads (das Google-Tag), bereitgestellt von Google Ireland Limited, und das Meta-Pixel, bereitgestellt von Meta Platforms Ireland Limited, um zu messen, welche unserer Werbekampagnen Besucher bringen, die die Demo starten oder über das Formular zur Kontaktaufnahme mit dem Vertrieb eine Anfrage senden. Wir nutzen sie ausschließlich zur Werbeerfolgsmessung: nicht für Remarketing, nicht zur Bildung von Zielgruppen und nicht, um Ihnen personalisierte Werbung anzuzeigen. Sobald die Tags geladen sind, übermittelt Ihr Browser an Google und Meta Ihre IP-Adresse, Angaben zu Ihrem Browser und Gerät, die Adresse der besuchten Seite, die in ihren Cookies gespeicherten Kennungen und, wenn Sie über eine unserer Anzeigen gekommen sind, die Kennung dieses Anzeigenklicks. Wenn Sie die Demo starten oder Ihre Anfrage an den Vertrieb angenommen wird, melden die Tags nur, dass dies geschehen ist: Weder Formularinhalte noch Ihr Name oder Ihre E-Mail-Adresse werden an Google oder Meta gesendet. Im Google-Einwilligungsmodus (Consent Mode) bleiben die Personalisierung von Werbung und die Nutzung Ihrer Daten für Werbezwecke (ad_personalization und ad_user_data) auch nach Ihrer Zustimmung abgelehnt, und Google Signals ist deaktiviert. Beim Meta-Pixel sind die automatische Konfiguration und der erweiterte Abgleich (Advanced Matching) deaktiviert, und wir bilden aus den Besuchern unserer Website keine Custom Audiences. Die Messung von Conversions auf den Geräten der Nutzer durch Meta ist aktiviert und dient ausschließlich derselben Messung. Für die Erhebung dieser Daten auf unserer Website und ihre Übermittlung an Meta sind wir und Meta Platforms Ireland Limited gemeinsam Verantwortliche (Art. 26 DSGVO). Google und Meta verarbeiten die erhaltenen Daten in eigener Verantwortung, wie in der Datenschutzerklärung von Google und der Datenschutzrichtlinie von Meta beschrieben, und können sie an Google LLC und Meta Platforms, Inc. in den Vereinigten Staaten übermitteln; diese Übermittlungen stützen sich auf den EU-US-Datenschutzrahmen (Data Privacy Framework), unter dem beide Unternehmen zertifiziert sind, und auf Standardvertragsklauseln. Die Tags setzen auf unserer Domain folgende Cookies: _gcl_au und, nach einem Klick auf eine Google-Anzeige, _gcl_aw, für bis zu 90 Tage; _fbp und, nach einem Klick auf eine Meta-Anzeige, _fbc, für bis zu 90 Tage. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit den nationalen Vorschriften zur Umsetzung von Art. 5 Abs. 3 der Richtlinie 2002/58/EG über das Speichern von Informationen auf Ihrem Gerät, in Deutschland § 25 Abs. 1 TDDDG).

Ihre Einwilligung und ihr Widerruf. Auf jeder Seite von flowtly.eu und unseren Länderdomains fragt ein Cookie-Banner nach Ihrer Wahl, mit den gleich großen Schaltflächen „Akzeptieren“ und „Ablehnen“. Solange Sie nicht zustimmen, werden die Tags zur Werbeerfolgsmessung nicht geladen und nichts wird an Google oder Meta gesendet; im Google-Einwilligungsmodus ist jede Einwilligungsart standardmäßig abgelehnt. Wenn Sie ablehnen, wird nichts geladen. Sie können Ihre Wahl jederzeit ändern oder Ihre Einwilligung widerrufen, über die Schaltfläche „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile jeder Seite. Nach dem Widerruf senden die Tags keine Daten mehr, die oben genannten Cookies werden von unserer Domain gelöscht und keine spätere Seite lädt die Tags; Cookies, die Google oder Meta auf ihren eigenen Domains gesetzt haben, können Sie in Ihrem Browser löschen. Ihre Wahl wird im lokalen Speicher (Local Storage) Ihres Browsers unter dem Namen flowtly-marketing-consent abgelegt, damit wir sie beachten können, und erst, nachdem Sie gewählt haben. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

YouTube-Videos. Unsere Tutorial-Seiten können YouTube-Videos im erweiterten Datenschutzmodus von YouTube (youtube-nocookie.com) zeigen. Bevor Sie bei einem Video auf Abspielen klicken, wird nichts von YouTube geladen. Sobald Sie auf Abspielen klicken, wird das Video von YouTube geladen, einem Dienst der Google Ireland Limited, die Ihre IP-Adresse, Angaben zu Ihrem Browser und Gerät sowie die Adresse der Seite erhält und Informationen auf Ihrem Gerät speichern kann. YouTube verarbeitet diese Daten in eigener Verantwortung, wie in der Datenschutzerklärung von Google beschrieben, und kann sie auf Grundlage des EU-US-Datenschutzrahmens an Google LLC in den Vereinigten Staaten übermitteln. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie mit dem Klick auf Abspielen erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

12. Schlussbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung ist Bestandteil der Flowtly-Nutzungsbedingungen. Sie kann regelmäßig aktualisiert werden; Nutzer werden vorab über wesentliche Änderungen informiert. Bei Abweichungen zwischen Sprachversionen ist die polnische Version maßgeblich. Diese Erklärung gilt ab dem 29. Oktober 2026.