Genehmigungsworkflow für Rechnungen

Flowtly Redaktionsteam3 min

Flowtly ermöglicht es Ihnen, eingehende Lieferantenrechnungen vor der Zahlung durch einen Genehmigungsschritt zu leiten. Wenn der Workflow aktiviert ist, warten Rechnungen in einer Warteschlange, bis eine berechtigte Person sie genehmigt oder ablehnt. Sie können die Genehmigung auch überspringen und direkt zur Registerkarte Unbezahlt wechseln, um Rechnungen auszuwählen und eine SEPA-Überweisungsdatei für Ihre Bank zu exportieren.

Genehmigungsworkflow aktivieren

  1. Öffnen Sie das Benutzerkontextmenü (Ihr Avatar oben rechts) und navigieren Sie zu den Organisationseinstellungen.
  2. Suchen Sie den Abschnitt Rechnungen oder Finanzen und aktivieren Sie den Schalter Rechnungs-Genehmigungsworkflow.
  3. Konfigurieren Sie, wer Rechnungen genehmigen darf. Falls noch keine Genehmiger eingerichtet sind, werden Sie auf der Seite für ausstehende Genehmigungen aufgefordert, diese hinzuzufügen. Genehmiger werden direkt auf dieser Seite über einen Dialog zugewiesen und erhalten dabei die Rolle „Rechnungsmanager".

Hinweis: Die Registerkarte Unbezahlt ist immer sichtbar, unabhängig davon, ob der Genehmigungsworkflow aktiviert ist oder nicht.

Die Genehmigungsregisterkarten

Sobald der Workflow aktiviert ist, werden auf dem Bildschirm für Lieferantenrechnungen vier Registerkarten angezeigt:

Registerkarte Inhalt
Ausstehend Rechnungen, die auf eine Entscheidung warten. Genehmiger können hier genehmigen oder ablehnen.
Genehmigt Genehmigte Rechnungen, die zur Zahlung bereit sind.
Abgelehnt Abgelehnte Rechnungen. Sie können den Ablehnungsgrund einsehen und die Rechnung bei Bedarf erneut einreichen.
Unbezahlt Alle Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden, unabhängig vom Genehmigungsstatus. Auch bei deaktiviertem Workflow sichtbar.

Eine Rechnung genehmigen oder ablehnen

  1. Navigieren Sie im Hauptmenü zu Rechnungen und öffnen Sie die Registerkarte Ausstehend.
  2. Klicken Sie auf eine Rechnung, um die Detailansicht zu öffnen, oder verwenden Sie die Aktionsschaltflächen direkt in der Liste.
  3. Wählen Sie Genehmigen oder Ablehnen.
    • Bei einer Ablehnung können Sie eine Notiz mit dem Ablehnungsgrund hinzufügen.
  4. Die Rechnung wechselt sofort zur Registerkarte Genehmigt oder Abgelehnt.

Hinweis: Nur Benutzer, die auf der Seite für ausstehende Genehmigungen als Genehmiger zugewiesen wurden, können Rechnungen genehmigen oder ablehnen.

Die Registerkarte Unbezahlt

Die Registerkarte Unbezahlt enthält alle Rechnungen, die noch bezahlt werden müssen — genehmigte sowie solche, die den Workflow umgangen haben. Verwenden Sie sie als Ihre Zahlungswarteschlange.

Wichtige Funktionen:

  • Mehrfachauswahl — Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Rechnungen, die Sie bezahlen möchten.
  • Massenexport — Sobald Sie eine oder mehrere Rechnungen ausgewählt haben, wird die Schaltfläche SEPA-Datei exportieren aktiv.

Eine SEPA-Überweisungsdatei exportieren

Anstatt jede Überweisung manuell im Bankportal einzugeben, kann Flowtly eine standardisierte pain.001-XML-Datei (pain.001.001.03) erstellen, die Sie direkt in Ihre Bank hochladen.

  1. Öffnen Sie die Registerkarte Unbezahlt.
  2. Wählen Sie die zu zahlenden Rechnungen mithilfe der Kontrollkästchen aus.
  3. Klicken Sie auf SEPA-Datei exportieren (oder eine ähnliche Bezeichnung in der Symbolleiste).
  4. Flowtly erstellt eine pain.001-Datei und lädt sie auf Ihren Computer herunter.
  5. Melden Sie sich im Online-Portal Ihrer Bank an und laden Sie die Datei über die Funktion für Sammelzahlungen oder SEPA-Überweisungsimport hoch.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass jede Lieferantenrechnung eine gültige IBAN und BIC auf dem Bankkonto des Lieferanten in Flowtly hinterlegt hat. Rechnungen ohne Bankdaten können nicht in den pain.001-Export aufgenommen werden.

Anwendungsbeispiele

  • Ein Finanzleiter prüft jeden Morgen neue Lieferantenrechnungen in der Registerkarte Ausstehend, genehmigt gültige Rechnungen und lehnt Duplikate mit einer Notiz ab.
  • Am Ende der Woche öffnet eine Buchhalterin die Registerkarte Unbezahlt, wählt alle genehmigten Rechnungen aus, exportiert eine pain.001-Datei und lädt sie in das Bankportal des Unternehmens hoch — und bezahlt so Dutzende von Lieferanten in einem Schritt.
  • Ein kleines Team ohne aktivierten Genehmigungsworkflow nutzt die Registerkarte Unbezahlt ausschließlich als Zahlungswarteschlange und exportiert SEPA-Dateien ohne Genehmigungsschritt.

Beziehungskarte

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