Rechnungen versenden

Flowtly Redaktionsteam3 min

Es gibt zwei Möglichkeiten, den E-Mail-Versand einer Rechnung auszulösen:

  1. Nach dem Speichern einer neuen Rechnung:
    • Klicken Sie auf „PDF generieren und an den Kunden senden“.
  2. In der Rechnungsliste:
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weitere Optionen“ und wählen Sie „Per E-Mail senden“ aus.

Nachdem Sie eine dieser Aktionen durchgeführt haben, gelangen Sie auf die Seite der E-Mail-Einstellungen.

Seite E-Mail-Einstellungen

Diese Seite besteht aus drei Abschnitten:

  • Kundendaten: Geben Sie die E-Mail-Adresse und den Namen des Kunden ein. Diese Felder werden vorausgefüllt, wenn für den bei der Rechnungserstellung ausgewählten Kunden ein Rechnungskontakt definiert ist. Sie können jederzeit angepasst werden, falls sich der Rechnungskontakt des Kunden ändert.
  • CC-Einstellungen: Geben Sie die E-Mail-Adresse und den Namen des Empfängers ein. Für eine automatische Vorausfüllung dieser Felder verwalten Sie diese organisationsweit über die Kachel „Organisationseinstellungen“ im Benutzerkontextmenü. Sind sie nicht organisationsweit konfiguriert, können sie manuell eingegeben oder durch Klicken auf das „Papierkorb“-Symbol entfernt werden. Sie können beliebig viele Empfänger hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche „Empfänger hinzufügen“ klicken, die sich oben rechts im Abschnitt „CC-Einstellungen“ befindet.
  • Nachricht: Eine Nachricht wird auf Grundlage der zuvor eingegebenen Informationen generiert. Diese Nachricht wird automatisch erstellt und enthält alle relevanten Details wie die Rechnungsnummer, Zahlungsdetails und den fälligen Betrag. Die Rechnung wird der E-Mail angehängt.

    Hinweis: In der generierten Rechnungsnachricht werden Sie feststellen, dass Zeilenumbrüche (symbolisiert durch „br“) zwischen Textabschnitten eingefügt sind. Diese Zeilenumbrüche strukturieren den Inhalt so, dass jede Information, wie z.B. Zahlungs- und Rechnungsdetails, in einer eigenen Zeile dargestellt wird, um die Lesbarkeit zu verbessern.

Sie können die Rechnung jederzeit bearbeiten, indem Sie auf die Schaltfläche „Rechnungsbearbeitung“ klicken, die sich oben rechts auf der Seite befindet. Sobald alle Details eingegeben wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Rechnung senden“, um den Vorgang abzuschließen und die Rechnung an den Kunden zu versenden. Nach dem Versand wird der Rechnungsstatus auf „Gesendet“ aktualisiert. Der Kunde erhält eine E-Mail mit der angehängten Rechnung.

Anwendungsbeispiele

  • Versand einer neu erstellten Rechnung: Versenden Sie eine Rechnung sofort an einen Kunden, nachdem die Erstellung abgeschlossen ist.
  • Erneuter Versand einer bestehenden Rechnung: Senden Sie eine Erinnerung oder eine aktualisierte Rechnung aus der Rechnungsliste an einen Kunden.
  • Versand an mehrere Empfänger: Fügen Sie über die CC-Einstellungen zusätzliche Empfänger wie Projektmanager oder Mitarbeiter aus Finanzabteilungen hinzu.
  • Anpassen des E-Mail-Inhalts: Passen Sie die Standard-E-Mail-Nachricht vor dem Versand an, um persönliche Anmerkungen für den Kunden hinzuzufügen.

Beziehungskarte

Verweist aufVerbrauchtTeil vonAbgeleitet aus
Hier beschriebenAnderswo beschrieben
invoice berechnet an counterparty. invoice besteuert mit tax-group. cost belastet budget. cost geschuldet an counterparty. bank-transaction abgeglichen mit invoice. contract plant payment-schedule-line. contract verknüpft mit budget. budget deckt ab project. invoice abgerechnet aus project. project verknüpft mit budget. lead wird zu counterparty. deal verkauft an counterparty.berechnet anbesteuert mitbelastetgeschuldet anabgeglichen mitplantverknüpft mitdeckt ababgerechnet ausverknüpft mitwird zuverkauft anRRechnung — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.RechnungGGeschäftspartner — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.GeschäftspartnerSSteuergruppe — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.SteuergruppeKKosten — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostenBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransaktion — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransaktionVVertrag — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.VertragZZahlungsplanposition — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.ZahlungsplanpositionPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektIInteressent — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.InteressentDDeal — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Deal

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