Transaktionen sauber und gut kategorisiert halten

Bevor Sie beginnen

Das brauchen Sie

• Ein mit Flowtly verbundenes Bankkonto, damit seine Transaktionen in der Liste erscheinen.
• Lieferantenrechnungen, die bereits in Flowtly liegen, damit sie Zahlungen zugeordnet werden können.
• Die Budgets und Projekte, denen Kosten zugewiesen werden sollen.

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   Das Transaktionsmodul öffnen

   Gehen Sie zu Finanzen & Geschäft → Transaktionen und öffnen Sie das Bankkonto, mit dem Sie arbeiten möchten. Seine Liste gruppiert Bankaktivitäten nach Monat, mit Transaktionsnummer und Gegenseiten-Name auf der linken Seite. Die Spalte „Status” zeigt für jeden Eintrag einen farbigen Fortschrittskreis: solid grün (100 %) bedeutet, alle erforderlichen Daten sind vorhanden; teilweise Kreise in Orange oder Grau zeigen fehlende Felder an.

   Tipps

   • Transaktionen werden nach Bankkonto gruppiert. Nutzen Sie den Breadcrumb oben, um zwischen Konten zu wechseln, wenn Ihre Organisation mehr als eines hat.
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   Eine Transaktion öffnen und die Pflichtfelder ausfüllen

   Klicken Sie auf eine Zeile, um das Detailpanel auf der rechten Seite zu öffnen. Der Umschalter „Lieferant/Kunde” oben wählt die Transaktionsrichtung – „Lieferant” für ausgehende Zahlungen, „Kunde” für Einnahmen. Zwei Felder sind für den Monatsabschluss erforderlich: „Gegenpartei” (an wen oder von wem die Zahlung geht) und „Zugehöriger Monat” (die Abrechnungsperiode, der sie angehört). Beide ausfüllen und sie werden sofort gespeichert.

   Tipps

   • Der zugehörige Monat muss nicht zwingend mit dem Transaktionsdatum übereinstimmen – setzen Sie ihn auf die Periode, die Ihr Buchhalter für diese Ausgabe einbeziehen soll.
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   KI-Lieferantenvorschläge prüfen

   Wenn Flowtly einen Zahlungsempfänger ohne bestehende Gegenseiten-Übereinstimmung erkennt, zeigt der Abschnitt „Vorschläge” im Detailpanel eine „Lieferant erstellen”-Karte. Die Karte zeigt den extrahierten Namen und den Grund. Klicken Sie auf „Annehmen”, um den Lieferanten zu erstellen und ihn in einem Schritt mit der Transaktion zu verknüpfen. Klicken Sie auf „Vorschlag bearbeiten”, um den Namen vor der Erstellung anzupassen, und dann auf „Anwenden”. Klicken Sie auf „Ablehnen”, um den Vorschlag zu verwerfen und die Gegenseite manuell festzulegen.

   Tipps

   • Aus Vorschlägen erstellte Lieferanten werden dauerhaft gespeichert – künftige Transaktionen desselben Zahlungsempfängers werden automatisch abgeglichen, ohne manuellen Eingriff.
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   Die Gegenseite anreichern

   Um die Einstellungen einer Gegenseite zu bearbeiten, klicken Sie unter dem Feld „Gegenpartei” auf „Geschäftspartner verwalten”, um das Panel der Gegenseite zu öffnen. Hier können Sie „Anhang erforderlich” aktivieren, um durchzusetzen, dass für diesen Zahlungsempfänger immer ein Dokument verknüpft sein muss, und ein „Standardprojekt” festlegen, damit es für jede neue Transaktion von ihnen vorgeschlagen wird. Klicken Sie auf „Per KI anreichern”, damit Flowtly öffentliche Unternehmensdaten wie Steuernummer, eingetragene Adresse und Bankkonten automatisch abruft.

   Tipps

   • Ein Standardprojekt festzulegen ist besonders nützlich für wiederkehrende Lieferanten wie Miete oder SaaS-Abonnements – es entfernt jeden Monat einen manuellen Schritt.
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   Eine Rechnung an die Transaktion anhängen

   Nutzen Sie die Schaltfläche „Wartende Dateien anhängen”, um eine Rechnung zu verknüpfen, die bereits in Flowtlys Liste eingehender Rechnungen ist – das Panel zeigt alle noch nicht verknüpften Rechnungen mit Betrag, Eingangsdatum und Gegenseite, sodass Sie die richtige auswählen und auf „Anhängen” klicken können. Wenn das Dokument noch nicht in Flowtly ist, nutzen Sie stattdessen „Anhang hinzufügen”, um eine PDF-, PNG-, JPG-, JPEG- oder GIF-Datei (max. 3 MB) direkt von Ihrem Computer hochzuladen.

   Tipps

   • „Wartende Dateien anhängen” ist der schnellste Weg – es verwendet ein Dokument, das Sie bereits in „Eingehende Rechnungen” verarbeitet haben, damit Sie keine Uploads duplizieren.
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   Die Transaktion einem Budget zuweisen

   Klicken Sie im Abschnitt „Budgets” des Detailpanels auf „Budget zuweisen”. Wählen Sie die Budgetzeile aus dem Dropdown, bestätigen Sie den Betrag (vorausgefüllt mit dem Transaktionswert) und nutzen Sie den Prozentschieberegler, wenn Sie nur einen Teil zuweisen möchten. Klicken Sie auf „Zuweisen”. Sie können dieselbe Transaktion mehreren Budgetzeilen zuweisen, indem Sie den Ablauf mit „Weiteres Budget zuweisen” wiederholen.

   Tipps

   • Die Zuweisung zu einem Budget hält Ihre Ausgabenberichte genau und lässt Sie auf einen Blick sehen, wie viel von jeder Budgetzeile verbraucht wurde.
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   Einem Projekt zuordnen

   Nutzen Sie den Abschnitt „Kategorisierung”, um die Transaktion für die Kostenverfolgung mit einem Projekt zu verknüpfen. Fügen Sie mit dem Chip „+ Projekt” ein Projekt hinzu und legen Sie dann Betrag oder Prozentsatz fest; fügen Sie weitere Projekte hinzu, um die Kosten aufzuteilen. Ein Chip „Ausfüllen nach …” verteilt die Kosten automatisch auf Projekte basierend auf gemeinsamen Attributen. Jede Änderung wird automatisch gespeichert. Wenn die Gegenseite ein Dokument verlangt oder bereits ein Dokument angehängt ist, kategorisieren Sie die Kosten stattdessen auf dieser Rechnung.

   Tipps

   • Teilen Sie Teilzuweisungen ausdrücklich auf – zum Beispiel 50 % auf ein abrechenbares Kundenprojekt, 50 % auf ein internes – damit Ihr Finanzteam beim Review der Projekt-GuV den Kontext hat.
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   Zahlungseingang bei Kundentransaktionen erfassen

   Wenn eine Banküberweisung von einem Kunden eingeht, öffnen Sie die Transaktion und schalten Sie den Umschalter auf „Kunde”. Der Abschnitt „Anhänge” im Detailpanel zeigt ein Feld „Unbezahlte oder teilweise bezahlte Rechnungen” mit allen Ihren ausgehenden Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt wurden. Wählen Sie die passende Rechnung aus dem Dropdown. Flowtly erfasst die Zahlung gegen diese Rechnung und aktualisiert ihren Status automatisch auf „Bezahlt”, sobald der vollständige Rechnungsbetrag abgeglichen ist.

   Tipps

   • Wenn ein Kunde mehrere Rechnungen in einer Überweisung bezahlt, können Sie die Transaktion mit mehreren Rechnungen verknüpfen, indem Sie sie einzeln auswählen – Flowtly verfolgt den verbleibenden Saldo auf jeder Rechnung.